Υπάρχουν τρεις βασικές προσεγγίσεις στην ανάπτυξη μίας προδιαγραφής, όπως περιγράφεται στη συνέχεια. Την υιοθέτηση της κατάλληλης προσέγγισης για ανάπτυξη μιας προδιαγραφής θα ακολουθήσει η διατύπωση της σύμφωνα με τις πρόνοιες της Νομοθεσίας όπως επεξηγείται λεπτομερώς στο Κεφάλαιο 3.

Προδιαγραφές εισροών ή διεργασίας (Input or process specifications)
Η προδιαγραφή αυτή βασίζεται στις διεργασίες και συνήθως χρησιμοποιείται για τη σύναψη δημοσίων συμβάσεων στο πλαίσιο των οποίων πρέπει να υιοθετηθούν συγκεκριμένες διεργασίες. Για παράδειγμα, εάν μία Αναθέτουσα Αρχή απαιτεί ένα πρόγραμμα εκπαίδευσης για «επιστροφή στην αγορά εργασίας» για άτομα ηλικίας 16-23 ετών, τότε, μολονότι το περιεχόμενο της εκπαίδευσης μπορεί να μην προσδιορίζεται, η προδιαγραφή μπορεί να αναφέρει ότι η εκπαίδευση θα πρέπει να παρασχεθεί με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι προσβάσιμη σε άτομα με αναπηρία. Εναλλακτικά, εάν μία Αναθέτουσα Αρχή απαιτεί ένα πρόγραμμα ανάπτυξης και εκπαίδευσης σε θέματα διαχείρισης που απευθύνεται σε ανώτερους λειτουργούς, μπορεί να προδιαγράφει το είδος εκπαίδευσης που πρέπει να παρέχεται, όπως μελέτη περιπτώσεων (case studies), υιοθέτηση ρόλων (role play) κλπ.

Προδιαγραφές αποτελεσμάτων ή απόδοσης (Output or performance specifications)
Η χρησιμοποίηση προδιαγραφών αποτελεσμάτων αποτελεί συνήθη πρακτική σε περιπτώσεις όπου πιστεύετε ότι ο τομέας μπορεί να προσφέρει καινοτομία, δημιουργικότητα, επιπλέον υπηρεσίες προστιθέμενης αξίας στα πλαίσια της προσφοράς, ή σε περιπτώσεις όπου ο πελάτης δεν γνωρίζει με βεβαιότητα τι είναι διαθέσιμο στην αγορά, όπως π.χ. στις περιπτώσεις συστημάτων Τεχνολογίας Πληροφορίας και Επικοινωνιών (ICT), διαφημιστικών εκστρατειών κλπ. Σχετικό παράδειγμα είναι η απαίτηση μίας Αναθέτουσας Αρχής για σχεδιασμό και υλοποίηση συστήματος ασφαλείας δικτύου, όπου η προδιαγραφή αφήνει στον προσφέροντα την ελευθερία να προτείνει ο ίδιος τον τρόπο επίτευξης της απαίτησης. Στην κατασκευή έργων, οι προδιαγραφές αποτελεσμάτων αποτελούν συνήθη πρακτική όταν ο πελάτης επιθυμεί μία ολοκληρωμένη προσέγγιση στην παροχή ενός Έργου, π.χ. λύση μελέτης, κατασκευής και λειτουργίας. Κάτω από τις συνθήκες αυτές, δεν θα ήταν επιθυμητός ο περιορισμός της καινοτομίας στις λύσεις των πιθανών Αναδόχων μέσω μίας λεπτομερούς προδιαγραφής.

Προδιαγραφές τεχνικής μελέτης (technical design specifications)
Η χρησιμοποίηση προδιαγραφών τεχνικής μελέτης περιορίζεται σε αγορές όπου υπάρχει μία απολύτως προσδιορισμένη επιχειρησιακή ανάγκη ή εκ του νόμου απαίτηση, όπως πχ. η συντήρηση ειδικού εξοπλισμού (ανελκυστήρων, εγκαταστάσεων θέρμανσης, κλιματιστικών κλπ.) σε κτίρια. Στο πλαίσιο των συμβάσεων του είδους αυτού, είναι σημαντικό οι οικονομικοί φορείς να γνωρίζουν με σαφήνεια τις νόμιμες και καταστατικές σχετικές απαιτήσεις.

  Στους πίνακες που ακολουθούν περιγράφονται τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα διαφορετικών μεθοδολογιών, τα οποία οι Αναθέτουσες Αρχές θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τους.

Πίνακας 2-15: Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα προδιαγραφών εισροών

Πλεονεκτήματα

Μειονεκτήματα

●  Οι οικονομικοί φορείς γνωρίζουν με σαφήνεια τις εισροές που απαιτούνται από την Αναθέτουσα Αρχή.

●  Η Αναθέτουσα Αρχή είναι σε θέση να καθορίσει τις διεργασίες που θα χρησιμοποιηθούν για την εκτέλεση της σύμβασης.

●  Η Αναθέτουσα Αρχή μπορεί να προδιαγράψει εισροές των οποίων η παρακολούθηση είναι ευκολότερη.

●  Η Αναθέτουσα Αρχή έχει μεγαλύτερο έλεγχο των διεργασιών που χρησιμοποιούνται για την επίτευξη των αποτελεσμάτων.

●  Η παραγωγή της τεκμηρίωσης της προδιαγραφής απαιτεί γενικά μεγαλύτερη προσπάθεια.


●  Οι οικονομικοί φορείς έχουν λιγότερες ευκαιρίες να επιδείξουν καινοτομία στην προσέγγισή τους για τη σύμβαση.


●  Θα πρέπει να έχει γίνει καλή έρευνα για τις εισροές που διατυπώνονται στην προδιαγραφή, ώστε να εξασφαλίζεται ότι αυτές αποτελούν την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη επιλογή για την επίτευξη των στόχων της σύμβασης.

 


Πίνακας 2-16: Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα προδιαγραφών αποτελεσμάτωνΠλεονεκτήματα

 

Μειονεκτήματα

●  Οι οικονομικοί φορείς έχουν περισσότερες ευκαιρίες να επιδείξουν καινοτομία, καθώς είναι ελεύθεροι να προσφέρουν λύσεις που κατά την άποψή τους ικανοποιούν κατά το βέλτιστο τρόπο την προδιαγραφή.

●  Η παραγωγή της τεκμηρίωσης της προδιαγραφής απαιτεί μικρότερη προσπάθεια.Υπάρχουν περισσότερες ευκαιρίες μετάθεσης κινδύνων στον οικονομικό φορέα, καθώς εκείνος φέρει την ευθύνη για τον τρόπο με τον οποίο ικανοποιείται η προδιαγραφή.

●  Η Αναθέτουσα Αρχή μπορεί να προδιαγράψει αποτελέσματα των οποίων η παρακολούθηση είναι εύκολη.

●  Είναι πιθανόν να υπάρχει μεγαλύτερη επιλογή οικονομικών φορέων.

●  Απαιτείται γενικά μία περισσότερο προδραστική (proactive) προσέγγιση στην παρακολούθηση.

●  Η αξιολόγηση ενδεχομένως γίνεται δυσκολότερη, καθώς μπορεί να καταλήξει σε σύγκριση μεταξύ ανόμοιων στοιχείων («μήλα» και «πορτοκάλια») με ένα μεγάλο εύρος τιμών. Κάτω από αυτές τις συνθήκες, οι Αναθέτουσες Αρχές θα πρέπει να εφαρμόσουν πιο πολύπλοκα κριτήρια αξιολόγησης.

●  Οι Αναθέτουσες Αρχές μπορεί να μην μείνουν ικανοποιημένες με τις διεργασίες που χρησιμοποιούνται για την επίτευξη των αποτελεσμάτων (αυτό μπορεί να μετριαστεί με την προσθήκη των σημαντικότερων διεργασιών στην προδιαγραφή).

 

Πίνακας 2-17: Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα προδιαγραφών τεχνικής μελέτης

Πλεονεκτήματα

Μειονεκτήματα

●  Με τη χρήση αναλυτικών προδιαγραφών υπάρχει μικρό περιθώριο παρανοήσεων.

●  Η αξιολόγηση θα πρέπει να είναι απλούστερη, καθώς η τιμή είναι περισσότερο καθοριστικός παράγοντας.

●  Δίνεται έμφαση στις κρίσιμες απαιτήσεις.

●  Η συγγραφή των τεχνικών προδιαγραφών μπορεί να είναι πιο χρονοβόρα.

●  Αποθαρρύνεται η καινοτομία.

●  Η Αναθέτουσα Αρχή αναλαμβάνει μεγαλύτερο κίνδυνο. Εάν οι προδιαγραφές είναι εσφαλμένες, η Αναθέτουσα Αρχή θα πρέπει να καταβάλει το κόστος των τροποποιήσεων.

●  Αυξημένη πιθανότητα υπερβολικά λεπτομερούς προδιαγραφής (overspecification) και, επομένως, μη αναγκαίας αύξησης της τιμής.