Το προσωπικό των Αναθετουσών Αρχών που συμμετέχει στη Διαχείριση Συμβάσεων, όπως και όλο το προσωπικό που συμμετέχει στις διαδικασίες σύναψης δημοσίων συμβάσεων, οφείλει να τηρεί τον «Κώδικα Δεοντολογίας» και να εφαρμόζει στην πράξη τους κανόνες και τις κατευθυντήριες οδηγίες που απορρέουν από αυτόν. Η τήρηση του Κώδικα Δεοντολογίας, θέτει τις βάσεις για μία ανοικτή, δίκαιη και αποδοτική συνεργασία μεταξύ Αναθέτουσας Αρχής και Αναδόχου, η οποία οδηγεί τελικά στην επιτυχέστερη εκτέλεση των συμβάσεων και στην επίτευξη καλύτερης σχέσης ποιότητας/ τιμής.

 Σε γενικές γραμμές η συμπεριφορά απέναντι στον Ανάδοχο θα πρέπει να χαρακτηρίζεται ως «αυστηρή αλλά δίκαια».

 Πιο συγκεκριμένα, τα άτομα που εμπλέκονται στη διαχείριση συμβάσεων θα πρέπει να:

Πίνακας 6-4: Κανόνες Δεοντολογικής Συμπεριφοράς κατά τη διαχείριση της Σύμβασης

  • Υπηρετούν το δημόσιο συμφέρον και να ενεργούν με ευσυνειδησία στη χρησιμοποίηση των χρημάτων των «φορολογουμένων». Οι πληρωμές πρέπει να γίνονται  μετά την έγκριση των εξόδων από τον Υπεύθυνο Συντονιστή (ή από το Μηχανικό στην περίπτωση δημοσίων έργων). Οι τελικές πληρωμές στον Ανάδοχο θα πρέπει να συνδέονται με την επιτυχή διεξαγωγή των ελέγχων παραλαβής/ αποδοχής ή με την παραλαβή/ αποδοχή  των παραδοτέων, για δε τις συναλλαγές θα πρέπει να υπάρχει ορθή παρακολούθηση.
  • Είναι ειλικρινή, δίκαια και να διατηρούν την ακεραιότητά τους στις δοσοληψίες με τον Ανάδοχο.
  • Μην κάνουν διακρίσεις με βάση την εθνικότητα, τη φυλή, το φύλο ή τη θρησκεία.
  • Εργάζονται με υψηλό επίπεδο επαγγελματισμού, συμμορφώνονται με την ισχύουσα νομοθεσία και εφαρμόζουν τις βέλτιστες πρακτικές. 
  • Εξασφαλίζουν την υλοποίηση του Έργου με βάση τα συμφωνημένα χρονοδιαγράμματα και τον οικονομικό προγραμματισμό.
  • Παρακολουθούν και αξιολογούν συνεχώς την εκτέλεση της σύμβασης ώστε να εξασφαλίζουν την αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητά της και να διασφαλίζουν την πραγματοποίηση της βέλτιστης σχέσης ποιότητας/ τιμής.
  • Παρέχουν στον Ανάδοχο άμεσα οποιεσδήποτε πληροφορίες ή/και τεκμηρίωση έχουν στη διάθεσή τους που σχετίζονται με την εκτέλεση της Σύμβασης.
  • Συνεργάζονται με τον ανάδοχο για την επίλυση προβλημάτων και διαφορών όσο το δυνατόν νωρίτερα.
  • Τηρούν εμπιστευτικές τις πληροφορίες που περιήλθαν σ’ αυτούς κατά τη διάρκεια και με την ευκαιρία εκτέλεσης της Σύμβασης και αφορούν σε τεχνικά ή εμπορικά ζητήματα ή μεθόδους εργασίας ή παραγωγής του Αναδόχου και να μην τις χρησιμοποιούν για να αποκομίσουν προσωπικό όφελος.
  • Είναι πλήρως ενημερωμένα από την Αναθέτουσα Αρχή σχετικά με οδηγίες ή πληροφορίες που δυνατόν να είναι απαραίτητες ή κατάλληλες για διευκόλυνση της έγκαιρης και αποτελεσματικής εκτέλεσης των καθηκόντων του Αναδόχου, πριν προβούν σε οποιαδήποτε επικοινωνία μαζί του (είτε μέσω συνάντησης, είτε μέσω τηλεφωνικής επικοινωνίας, είτε μέσω γραπτής επικοινωνίας).
  • Να κρατάνε σημειώσεις, πρακτικά συνεδριάσεων και αποδεικτικά όλων των επικοινωνιών που πραγματοποιούν με τον Ανάδοχο, ενισχύοντας έτσι τη διαφάνεια και διευκολύνοντας τον όποιο έλεγχο από τον Υπεύθυνο Συντονιστή και τους ανωτέρους του.
  • Αποφεύγουν τις όποιες προσπάθειες από πλευράς Αναδόχου για τη διαμόρφωση ενός υπέρ-φιλικού κλίματος στην μεταξύ τους σχέση που αποσκοπεί στην μετέπειτα εκμετάλλευση αυτής της σχέσης για την προώθηση συμφερόντων του Αναδόχου. Για παράδειγμα θα πρέπει να αποφεύγουν:
    • να είναι υπέρ του δέοντος γενναιόδωροι κατά την αξιολόγηση της απόδοσης του Αναδόχου, ειδικά όταν αυτή συνδέεται με τις πληρωμές του
    • να είναι ελαστικοί κατά την παραλαβή/ αποδοχή των παραδοτέων του Αναδόχου, παραλαμβάνοντας/ κάνοντας αποδεκτά παραδοτέα που δεν ανταποκρίνονται πλήρως στα προκαθορισμένα κριτήρια 
    • να είναι υπέρ του δέοντος διαλλακτικοί κατά τη διαπραγμάτευση όρων της σύμβασης
    • να είναι λιγότερο «επιμελείς» στον έλεγχο των πραγματοποιούμενων εξόδων σε σχέση με τον προϋπολογισμό του Έργου, αφήνοντας έτσι περιθώρια στον Ανάδοχο να αυξήσει τα έσοδα ή τα κέρδη του από την εκτέλεση της συγκεκριμένης σύμβασης
    • να αντιμετωπίζουν ευνοϊκότερα το συγκεκριμένο Ανάδοχο έναντι των υπολοίπων, ειδικά όταν η Αναθέτουσα Αρχή έχει συνάψει Συμφωνία Πλαίσιο με περισσότερους του ενός Αναδόχους. 
  • Απορρίπτουν την προσφορά από τον Ανάδοχο δώρων, φιλοξενίας και οποιωνδήποτε υλικών απολαβών προκειμένου να προβούν στην παραλαβή/ αποδοχή παραδοτέου (έργου, υπηρεσίας ή προμήθειας προϊόντων) το οποίο δεν ικανοποιεί τους στόχους ποιότητας που ορίζονται στη σύμβαση.
  • Δηλώνουν εκ των προτέρων οποιαδήποτε ιδιάζουσα σχέση τους (όπως αυτή περιγράφεται στη νομοθεσία και στον Κώδικα Δεοντολογίας) με τον Ανάδοχο ή/και το προσωπικό του που ενδέχεται να οδηγήσει σε σύγκρουση συμφερόντων και να ζητούν την αντικατάστασή τους.
  • Μη δέχονται από τον Ανάδοχο εκπτώσεις σε προσωπικές αγορές αγαθών ή υπηρεσιών, αν η προσφορά βασίζεται στην επιχειρηματική/ συμβατική σχέση και δεν είναι μια γενική προσφορά διαθέσιμη στο ευρύ κοινό. Γενικά, το όνομα της Αναθέτουσας Αρχής δεν θα πρέπει να επικαλείται για την ιδιωτική αγορά οποιωνδήποτε αγαθών ή υπηρεσιών. 

_____________________

1 Η παρούσα αναφορά στη δεοντολογική συμπεριφορά και τον επαγγελματισμό δεν στοχεύει στην υποκατάσταση των κανόνων και των οδηγιών εφαρμογής που περιέχονται στον «Κώδικα Δεοντολογίας για τη Σύναψη Δημοσίων Συμβάσεων», αλλά πραγματοποιείται για να τονίσει τη σημασία τους στη διαμόρφωση της σχέσης της Αναθέτουσας Αρχής με τον Ανάδοχο.