Κατά τη διαδικασία κλεισίματος της σύμβασης ο Συντονιστής (ή ο Μηχανικός στην περίπτωση δημοσίων έργων) θα πρέπει να:

• Ελέγχει ότι όλα τα προϊόντα έχουν παραδοθεί και παραληφθεί (περίπτωση σύμβασης προμηθειών), όλα τα έργα έχουν ολοκληρωθεί και παραληφθεί (περίπτωση σύμβασης δημοσίων οικοδομικών έργων ή έργων πολιτικής μηχανικής), όλες οι υπηρεσίες έχουν παρασχεθεί και τα παραδοτέα τους έχουν γίνει αποδεκτά (περίπτωση συμβάσεων υπηρεσιών)
• Ελέγχει ότι οι Εκθέσεις έναρξης και ολοκλήρωσης (περίπτωση συμβάσεων προμηθειών) ή οι ενδιάμεσες και τελικές Εκθέσεις Προόδου (περίπτωση συμβάσεων υπηρεσιών ή δημοσίων έργων) έχουν υποβληθεί και έχουν γίνει αποδεκτές.
• Ελέγχει ότι όλες οι ενδιάμεσες πληρωμές αλλά και η τελική πληρωμή έχουν πραγματοποιηθεί και ότι έχει επιστραφεί η Εγγύηση Πιστής Εκτέλεσης στον Ανάδοχο.
• Ελέγχει ότι όλα τα ζητήματα που προέκυψαν κατά τη διάρκεια εκτέλεσης της σύμβασης έχουν αντιμετωπιστεί και δεν υπάρχουν πλέον ανοικτά ζητήματα.
• Διασφαλίζει ότι όλα τα δικαιώματα, περιλαμβανομένων πνευματικών δικαιωμάτων και άλλων δικαιωμάτων πνευματικής και βιομηχανικής ιδιοκτησίας που εξασφαλίστηκαν κατά την εκτέλεση της σύμβασης περιέρχονται στην αποκλειστική κυριότητα της Αναθέτουσας Αρχής.
• Μεριμνά για την επιστροφή στην Αναθέτουσα Αρχή των περιουσιακών της στοιχείων που είχαν διατεθεί στον Ανάδοχο στο πλαίσιο εκτέλεσης της σύμβασης και ελέγχει ότι αυτά δεν έχουν υποστεί φθορές. Στο ίδιο πλαίσιο διευθετεί και θέματα διάθεσης εξοπλισμού και αδειών χρήσης (π.χ. λογισμικού) τα οποία χρησιμοποιήθηκαν από τον Ανάδοχο κατά τη διάρκεια εκτέλεσης της σύμβασης.
• Ελέγχει ότι όλα τα στοιχεία όπως χάρτες, διαγράμματα, σχέδια, προδιαγραφές, πλάνα, στατιστικά στοιχεία, υπολογισμοί, εγχειρίδια χρήσης και συντήρησης (σύμβαση προμηθειών και έργων) και κάθε άλλο σχετικό έγγραφο ή υλικό που αποκτάται, συγκεντρώνεται ή καταρτίζεται από τον Ανάδοχο κατά την εκτέλεση της σύμβασης έχουν παραδοθεί στην Αναθέτουσα Αρχή, άλλως μεριμνά για την συγκέντρωσή τους.
• Ολοκληρώνει την αρχειοθέτηση του υλικού που σχετίζεται με την εκτέλεση της σύμβασης όπως: συμβατικά κείμενα, σχέδια εκτέλεσης του αντικειμένου της σύμβασης (χρονοδιάγραμμα δραστηριοτήτων, σχέδιο χρήσης πόρων, πρόγραμμα κόστους, σχέδιο διαχείρισης κινδύνων, σχέδιο διαχείρισης ζητημάτων κλπ), σχέδια επικοινωνίας και παραγωγής αναφορών, παραδοτέα, αλληλογραφία, αιτήσεις αλλαγών και απαιτήσεων, τιμολόγια και αποδείξεις πληρωμών. Όλα τα αρχεία φυλάσσονται από την Αναθέτουσα Αρχή για όσο διάστημα προβλέπει η νομοθεσία ανάλογα με το είδος των εγγράφων (π.χ. τα λογιστικά αρχεία και εγγραφές πρέπει να φυλάσσονται σύμφωνα με τις Λογιστικές και Δημοσιονομικές Οδηγίες για περίοδο 5 με 10 χρόνων).
• Ενημερώνει όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη ότι η σύμβαση ολοκληρώθηκε.
• Αποδεσμεύει τους πόρους (ανθρώπινο δυναμικό, μηχανήματα, εξοπλισμός, υλικά και υποδομές) της Αναθέτουσας Αρχής που χρησιμοποιήθηκαν στην εκτέλεση της σύμβασης
• Παρέχει στον Ανάδοχο Βεβαίωση Καλής Εκτέλεσης εφόσον αυτό του ζητηθεί.

Παρά το γεγονός ότι η εκτέλεση της σύμβασης και η απόδοση του Αναδόχου αξιολογούνται καθ’ όλη τη διάρκεια υλοποίησης του Έργου (βλέπε Ενότητα 6.6.1), το κλείσιμο της σύμβασης αποτελεί την κατάλληλη στιγμή αφενός για να αποτιμηθεί συνολικά η επιτυχία του υλοποιηθέντος Έργου (βλέπε Ενότητα 7.5.2) και των διαδικασιών διαχείρισης της σύμβασης, αφετέρου για να καταγραφούν συστηματικά τυχόν αδυναμίες/ ελλείψεις στις πρόνοιες της σύμβασης.

Προκειμένου να αξιολογηθεί αν οι διαδικασίες διαχείρισης της σύμβασης ήταν επιτυχείς, ο Συντονιστής (ή ο Μηχανικός) μπορεί να χρησιμοποιήσει τον παρακάτω Κατάλογο Ελέγχου.

Κατάλογος Ελέγχου 6-6: Ερωτήσεις για την αξιολόγηση των διαδικασιών διαχείρισης της σύμβασης

Ερωτήσεις	Ναι/ Όχι	Σχόλια15
Ήταν έγκαιρη η ανταπόκριση στις επικοινωνίες με τον Ανάδοχο;
Οποιεσδήποτε ειδοποιήσεις, εγκρίσεις, αποφάσεις και συγκαταθέσεις, δόθηκαν γραπτώς στον Ανάδοχο;
Παρείχε η Αναθέτουσα Αρχή στον Ανάδοχο οποιεσδήποτε πληροφορίες ή και τεκμηρίωση που ήταν απαραίτητες για την εκτέλεση της σύμβασης;
Υπήρχε κλίμα συνεργασίας μεταξύ Αναθέτουσας Αρχής και Αναδόχου;
Διαπιστώθηκαν παραβάσεις του Κώδικα Δεοντολογίας από το προσωπικό της Αναθέτουσας Αρχής που συμμετείχε στη διαχείριση της σύμβασης;
Οποιαδήποτε αντικατάσταση προσωπικού του Αναδόχου πραγματοποιήθηκε σύμφωνα με τα οριζόμενα στη σύμβαση;
Σε περίπτωση που κάποιο από τα μέλη της Ομάδας Έργου του Αναδόχου αντικαταστάθηκε, κατείχε ο αντικαταστάτης του τουλάχιστον ισότιμα προσόντα και πείρα;
Τηρήθηκαν από την πλευρά της Αναθέτουσας Αρχής η διαδικασία και οι προθεσμίες αποδοχής παραδοτέων;
Οποιαδήποτε τροποποίηση της σύμβασης έγινε σύμφωνα με τα προβλεπόμενα σ’ αυτήν και τη νομοθεσία περί εκτέλεσης δημοσίων συμβάσεων;
Ελέγχθηκε πριν γίνουν οι όποιες τροποποιήσεις στη σύμβαση ότι αυτές δεν έθιγαν ουσιωδώς τον ανταγωνισμό;
Πραγματοποιήθηκαν οι πληρωμές του Αναδόχου σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στη σύμβαση;
Υπήρξαν καθυστερημένες πληρωμές προς τον Ανάδοχο με αποτέλεσμα η Αναθέτουσα Αρχή να υποχρεωθεί στην καταβολή τόκου για τις πληρωμές αυτές;
Υπήρξε τερματισμός της σύμβασης που προκλήθηκε από υπαιτιότητα της Αναθέτουσας Αρχής;
Υπήρξαν διαφορές μεταξύ Αναθέτουσας Αρχής και Αναδόχου;
Σε περίπτωση που υπήρξαν διαφορές μεταξύ Αναθέτουσας Αρχής και Αναδόχου αυτές επιλύθηκαν με φιλικό διακανονισμό;
Σε περίπτωση που οι διαφορές δεν επιλύθηκαν με φιλικό διακανονισμό εφαρμόστηκαν οι προβλεπόμενες στη σύμβαση διαδικασίες για την επίλυση τους;
Παρατηρήθηκαν προβλήματα κατά τη διάρκεια εκτέλεσης της σύμβασης για την επίλυση των οποίων δεν υπήρχε σχετική πρόνοια στη σύμβαση;

 

 Διατρέχοντας τις ερωτήσεις του προαναφερόμενου καταλόγου, ο Συντονιστής (ή ο Μηχανικός) έχει την ευκαιρία να αποσαφηνίσει κατά πόσον τα προβλήματα που εμφανίστηκαν κατά τη διαχείριση της σύμβασης οφείλονται σε αδυναμίες των διαδικασιών/ εργαλείων/ τεχνικών που χρησιμοποιήθηκαν, σε έλλειψη της απαιτούμενης εμπειρίας και των ανάλογων ικανοτήτων του προσωπικού που συμμετείχε στη διαχείριση της σύμβασης ή τέλος σε ανεπάρκεια ή ασάφεια των προνοιών της σύμβασης. Τα αποτελέσματα αυτής της κριτικής συστήνεται να καταγράφονται, ώστε να μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως «μαθήματα» κατά τη σύνταξη και διαχείριση παρόμοιων συμβάσεων στο μέλλον.

 

_______________

¹⁵Σ’ αυτήν τη στήλη ο Συντονιστής μπορεί να περιγράψει ποιες διαδικασίες διαχείρισης της σύμβασης εφαρμόστηκαν επιτυχώς και ποιες όχι. Επιπλέον μπορεί να παραθέσει προτάσεις για πρακτικές που θα μπορούσαν να εφαρμοστούν σε παρόμοια έργα στο μέλλον ώστε να εξασφαλίσουν τη βέλτιστη διαχείριση σύμβασης.

Στην περίπτωση Έργων που συγχρηματοδοτούνται από τα Ευρωπαϊκά Διαρθρωτικά και Επενδυτικά Ταμεία της Ευρωπαϊκής Ένωσης αφού ο Δικαιούχος ενημερώσει τον Ενδιάμεσο Φορέα για την ολοκλήρωση του έργου, ο Ενδιάμεσος Φορέας πραγματοποιεί επιτόπιο έλεγχο για να πιστοποιήσει την ολοκλήρωση του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου του έργου καθώς και το λειτουργικό αποτέλεσμά του, έχοντας υπόψη την εγκεκριμένη περιγραφή του Έργου και τα δεδομένα που καταχωρήθηκαν στο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα (ΟΠΣ). Δηλαδή, επαληθεύονται όλα τα σημεία που αναφέρονται στον σχετικό Οδηγό της Διαχειριστικής Αρχής.