Η εργασία είναι προσπάθεια που καταβάλλεται από άτομα για το μετασχηματισμό ή τη δημιουργία προϊόντων, την επίλυση εντοπισμένων προβλημάτων ή την ικανοποίηση συγκεκριμένων αναγκών. Όπως ακριβώς ο Φορέας Υλοποίησης οργανώνει στο πλαίσιο ιεραρχικών δομών τα άτομα που εκτελούν την εργασία, έτσι και η αναλυτική δομή εργασιών οργανώνει σε μία ιεραρχική δομή τα προϊόντα/ παραδοτέα που πρέπει να παραχθούν.
Προκειμένου η αναλυτική δομή εργασιών να χρησιμοποιηθεί ως πλαίσιο για την οργάνωση των τεχνικών στόχων ενός Έργου –εκτός από τη χρήση της ως εργαλείου διαχείρισης για τον έλεγχο του κόστους και των χρονοδιαγραμμάτων– είναι σημαντικό να είναι προσανατολισμένη στο προϊόν. Τα επιμέρους στοιχεία της θα πρέπει να αντιπροσωπεύουν αναγνωρίσιμα προϊόντα εργασίας, είτε πρόκειται για αγαθά είτε για εξοπλισμό/ μηχανήματα, λογισμικό, δεδομένα, στοιχεία υποδομής ή προϊόντα υπηρεσιών.

 Η Αναλυτική Δομή Εργασιών (Work Breakdown Structure)³ είναι μία προσανατολισμένη στα παραδοτέα ομαδοποίηση των συνιστωσών του Έργου, η οποία οργανώνει και ορίζει το συνολικό αντικείμενο του Έργου. Βασίζεται στην αρχή της υποδιαίρεσης των κύριων παραδοτέων ή υποπαραδοτέων του Έργου σε μικρότερες, καλύτερα διαχειρίσιμες συνιστώσες, μέχρις ότου τα παραδοτέα να προσδιορίζονται σε επαρκές επίπεδο ανάλυσης ώστε να υποστηρίζεται η ανάπτυξη των δραστηριοτήτων του Έργου (προγραμματισμός, εκτέλεση, έλεγχος και κλείσιμο). Για να προχωρήσετε στην ανάλυση αυτή, θα πρέπει να ακολουθήσετε τα βήματα που παρουσιάζονται παρακάτω⁴:  

1. Προσδιορίζετε τα κύρια παραδοτέα του Έργου, συμπεριλαμβανομένων αυτών που προκύπτουν από τη Διαχείριση Έργου. Τα κύρια παραδοτέα θα πρέπει πάντα να ορίζονται με όρους που αντιστοιχούν στον πραγματικό τρόπο οργάνωσης του Έργου.
2. Αποφασίζετε αν σε αυτό το επίπεδο ανάλυσης μπορούν να διαμορφωθούν επαρκείς εκτιμήσεις κόστους και διάρκειας για κάθε παραδοτέο. Σε περίπτωση που εκτιμάτε ότι για ορισμένα παραδοτέα το επίπεδο ανάλυσης δεν είναι επαρκές, θα πρέπει να προχωρείτε σε περαιτέρω ανάλυση (βήμα 3). Για τα παραδοτέα για τα οποία εκτιμάτε ότι δεν χρειάζεται περαιτέρω ανάλυση, προσπαθείτε απλώς να επαληθεύσετε την ορθότητα της ανάλυσης (βήμα 4).
3. Προσδιορίζετε τις συστατικές συνιστώσες των παραδοτέων. Οι συστατικές συνιστώσες θα πρέπει να περιγράφονται με όρους απτών, επαληθεύσιμων αποτελεσμάτων, ώστε να διευκολύνεται η μέτρηση της απόδοσης. Όπως και με τις κύριες συνιστώσες, οι συστατικές συνιστώσες θα πρέπει να ορίζονται με όρους που αντιστοιχούν στον πραγματικό τρόπο οργάνωσης και διεκπεραίωσης των εργασιών του Έργου. Επαναλαμβάνετε το βήμα 2 για κάθε συστατική συνιστώσα και ελέγχετε κατά πόσον απαιτείται περαιτέρω ανάλυση.
4. Επαληθεύετε την ορθότητα της ανάλυσης.

• Είναι η ανάλυση στα επιμέρους στοιχεία αναγκαία αλλά και επαρκή για την ολοκλήρωση του αναλυθέντος στοιχείου; Αν όχι, οι συστατικές συνιστώσες πρέπει να τροποποιηθούν.
• Είναι κάθε στοιχείο σαφώς ορισμένο; Αν όχι, οι περιγραφές πρέπει να αναθεωρηθούν.
• Είναι δυνατόν να καταρτιστεί κατάλληλο χρονοδιάγραμμα και προϋπολογισμός για κάθε στοιχείο; Αν όχι, χρειάζεται να γίνουν τροποποιήσεις ώστε να παρέχεται επαρκής διαχειριστικός έλεγχος (management control).

 Η Αναλυτική Δομή Εργασιών Έργου περιλαμβάνει συνήθως τουλάχιστον τρία επίπεδα ανάλυσης. Στις περιπτώσεις μεγάλων Έργων, τα επίπεδα ανάλυσης μπορεί να είναι περισσότερα.

Η Αναλυτική Δομή Εργασιών παρουσιάζεται συνήθως με τη μορφή διαγράμματος, όπως απεικονίζεται στα παρακάτω παραδείγματα. Το πρώτο παράδειγμα αναφέρεται στο Έργο της Διεύθυνσης Δημοσίων Συμβάσεων με στόχο τη βελτίωση της ικανότητας των Κυπριακών Αναθετουσών Αρχών για την εφαρμογή του νέου Κοινοτικού Κεκτημένου. Το δεύτερο παράδειγμα αναφέρεται σε ένα δημόσιο τεχνικό Έργο που αφορά στην κατασκευή εγκατάστασης επεξεργασίας υγρών αποβλήτων και, τέλος, το τρίτο παράδειγμα αναφέρεται σε Έργο που αφορά στην ανάπτυξη λογισμικού για την αυτοματοποίηση της εκτέλεσης των διεργασιών συγκεκριμένου Φορέα Υλοποίησης.

 Παράδειγμα 7-1: Αναλυτική Δομή Εργασιών για το Έργο «Βελτίωση της Ικανότητας Υλοποίησης των Κυπριακών Αναθετουσών Αρχών» 

Παράδειγμα 7 2: Δείγμα Αναλυτικής Δομής Εργασιών για την κατασκευή εγκαταστάσεων επεξεργασίας υγρών αποβλήτων

Παράδειγμα 7-3: Δείγμα Αναλυτικής Δομής Εργασιών Έργου Πληροφορικής

Έργο:  Ανάπτυξη λογισμικού που θα χρησιμοποιηθεί για την αυτοματοποίηση των διεργασιών Φορέα Υλοποίησης

Όπως φαίνεται στα παραδείγματα που παρουσιάστηκαν παραπάνω, τα στοιχεία της Αναλυτικής Δομής Εργασιών είναι συνήθως αριθμημένα. Το κουτί στο κορυφαίο επίπεδο (Επίπεδο 0) θα πρέπει να φέρει πάντα τον αριθμό 0. Τα κουτιά στο Επίπεδο 1 θα πρέπει να αριθμούνται με 1, 2, 3 …… . Ο αριθμός 2.1 αναφέρεται στο πρώτο κουτί του επιπέδου 2. Αντίστοιχα, καθώς κατεβαίνετε σε χαμηλότερα επίπεδα μπορείτε να χρησιμοποιείτε την αρίθμηση 3.1.1, 3.1.2………, 3.2.1, 3.2.2……κ.ο.κ.

________________________

³Η Αναλυτική Δομή Εργασιών (WBS) αναπτύχθηκε αρχικά από την αμυντική κοινότητα των ΗΠΑ και περιγράφεται στο Πρότυπο 881B του Αμερικανικού Στρατού ως εξής: «Η αναλυτική δομή εργασιών είναι ένα προσανατολισμένο στο προϊόν δένδρο οικογενείας που απαρτίζεται από υλικό (hardware), λογισμικό, υπηρεσίες, δεδομένα και εγκαταστάσεις…….[το οποίο] απεικονίζει και προσδιορίζει τα προϊόντα (ένα ή περισσότερα) που πρόκειται να αναπτυχθούν ή/και να παραχθούν και συσχετίζει τα στοιχεία εργασιών που πρέπει να ολοκληρωθούν τόσο μεταξύ τους όσο και με τα τελικά προϊόντα (ένα ή περισσότερα)».

⁴Οδηγός PMBOK Έκδοση 2000.