Η εκτίμηση της διάρκειας των δραστηριοτήτων είναι η διεργασία διαμόρφωσης μίας ρεαλιστικής ποσοτικής εκτίμησης του πιθανού αριθμού περιόδων εργασίας που θα απαιτηθούν για την ολοκλήρωση κάθε μίας δραστηριότητας.
Συχνά η εκτίμηση διαμορφώνεται προοδευτικά και με μεγαλύτερη ακρίβεια. Προκειμένου να διασφαλίζεται ότι οι εκτιμήσεις κατά το στάδιο αυτό είναι ρεαλιστικές, θα πρέπει να ζητείται η συνδρομή εκείνων των μελών της Ομάδας Έργου που είναι περισσότερο εξοικειωμένα με τη φύση της συγκεκριμένης δραστηριότητας, καθώς και εκείνων που διαθέτουν τις αναγκαίες τεχνικές γνώσεις ή την εμπειρία (μέσω της συμμετοχής τους σε παρόμοιες δραστηριότητες/ Έργα ή της διαχείρισης παρόμοιων δραστηριοτήτων/ Έργων στο παρελθόν).
Τα αναγκαία δεδομένα εισόδου για την εκτίμηση της διάρκειας των δραστηριοτήτων είναι:
- Ο Κατάλογος Δραστηριοτήτων (βλ. 7.3.1.2)
- Περιορισμοί και υποθέσεις εργασίας
- Οι απαιτήσεις σε Πόρους (βλ. 7.3.2). Η διάρκεια των περισσότερων δραστηριοτήτων επηρεάζεται από το πλήθος των πόρων που ανατίθενται σε αυτές και από τις δεξιότητες και τις ικανότητες που αυτοί διαθέτουν. Κανονικά, είναι αναμενόμενο ένας έμπειρος σύμβουλος (senior consultant) που εργάζεται με καθεστώς πλήρους απασχόλησης να ολοκληρώνει μία συγκεκριμένη δραστηριότητα σε λιγότερο χρόνο από ότι ένας λιγότερο έμπειρος σύμβουλος (junior consultant) που επίσης εργάζεται με καθεστώς πλήρους απασχόλησης. Επιπλέον, είναι αναμενόμενο δύο άτομα του Φορέα Υλοποίησης που συνεργάζονται για μία συγκεκριμένη εργασία να την ολοκληρώνουν στο μισό χρόνο από τον χρόνο απ’ ότι θα χρειαζόταν το καθένα τους μόνο του. Πρέπει να σημειωθεί ότι παρόλο που το πλήθος των πόρων που ανατίθεται σε κάθε εργασία είναι σημαντικό δεδομένο εισόδου για την εκτίμηση της διάρκειας των δραστηριοτήτων, υπάρχουν περιπτώσεις στις οποίες η εκτίμηση της διάρκειας των δραστηριοτήτων βασίζεται κυρίως σε ιστορικά δεδομένα και στην εμπειρία από την υλοποίηση προηγούμενων παρόμοιων Έργων. Στις περιπτώσεις αυτές, η διάρκεια των δραστηριοτήτων είναι προκαθορισμένη και το πλήθος των πόρων που απαιτούνται για τη διεκπεραίωση των δραστηριοτήτων καθορίζεται ανάλογα.
- Ιστορικές πληροφορίες. Αφορούν σε διαθέσιμα δεδομένα από φακέλους Έργου παρόμοιων Έργων αναφορικά με την πραγματική διάρκεια των δραστηριοτήτων τους. Αφορούν επίσης σε πληροφορίες διαθέσιμες σε βάσεις δεδομένων, όπως πόσος χρόνος απαιτείται για να στερεοποιηθεί το σκυρόδεμα, πόσος χρόνος απαιτείται για να ανταποκριθεί ένα Υπουργείο σε ορισμένα είδη αιτήσεων, πόσος χρόνος απαιτείται για την ψήφιση ενός νόμου κλπ.
- Εντοπισμένοι κίνδυνοι. Η Ομάδα Έργου μπορεί να επιλέξει να ενσωματώσει μία επιπρόσθετη χρονική περίοδο (που συνήθως αποκαλείται χρονικό απόθεμα [reserve time]) στη διάρκεια μίας δραστηριότητας, αναγνωρίζοντας ότι ενδέχεται να επέλθουν ένας ή περισσότεροι από τους εντοπισμενους κινδύνους. Ο χρόνος αυτός μπορεί να εκφράζεται ως ποσοστό της εκτιμώμενης διάρκειας μίας σταθερής περιόδου.
Παράδειγμα 7-6: Εκτίμηση της διάρκειας δραστηριοτήτων/ εργασιών για το Έργο «Βελτίωση της ικανότητας υλοποίησης των Κυπριακών Αναθετουσών Αρχών»
